Parmi les charges d’une entreprise privée, d’une institution ou d’un organisme public, les coûts d’impression représentent jusqu’à 6 % du chiffre d’affaire ou du budget.
Une large majorité de responsables des achats ou du SI (système d’information) ne connaissent pourtant pas le coût ni la ventilation précise des dépenses liées au parc d’impression dans leur organisation.
Quels sont les coûts directs et indirects liés à votre parc d’impression ?
- Il n’y a aucune règle d’utilisation des moyens d’impression, en l’absence d’une gestion rigoureuse et centralisée de l’utilisation.
- Les e-mails sont souvent imprimés alors qu’il suffirait souvent des les afficher sur un écran suffisamment grand sur son poste de travail pour éviter la gâche et les pertes de temps.
- Les imprimantes ou multifonctions ne sont pas paramétrées en mode d’impression recto-verso.
- Les documents sont trop souvent imprimés en couleur, même si ce n’est pas nécessaire.
- Les utilisateurs n’ont reçu aucune instruction pour imprimer les gros volumes sur une imprimante dédiée. En l’absence de règles de routage automatique, certaines petites machines coûtent cher à entretenir et des machines plus performantes ne sont pas nécessairement utilisées à leur optimum.
- Il est impossible de mesurer de manière simple et rapide les quantités imprimées car il n’existe pas d’outils et de procédures de vérification centralisés.
- Il n’est pas rare d’observer un fort taux de suréquipement, avec la présence de moyens d’impression inutiles, mal placés ou confinés dans des pièces peu accessibles.
- Du fait d’un trop grand nombre de fournisseurs, il n’est pas facile de gérer la maintenance préventive et les réparations d’un parc pléthorique d’imprimantes.
- La gestion des consommables n’est pas optimale, car il faut gérer un stock hétérogène de cartouches d’encre, ce qui nuit à son optimisation.
- L’authentification des utilisateurs n’est pas effectuée. Cela empêche une analyse fine de l’utilisation des moyens d’impression.
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